إعداد الترجمة وتقديم المستندات إلى الهيئة
يركز هذا الدليل على المستندات التي قد تقدمها المنشآت الأجنبية إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك ضمن ملفات الامتثال الزكوي أو الضريبي. يقرر دليل المستندات الزكوية أن المستندات المقدمة للهيئة تكون باللغة العربية، ويذكر أنه عندما تكون الشركة أجنبية يلزم تقديم ترجمة معتمدة في السياق المحدد للإقرار الزكوي ومرفقاته، مثل القوائم المالية. ويتناول الدليل أيضاً الدفاتر التجارية والسجلات المحاسبية، ويشير إلى تقديم ترجمة معتمدة لبيانات الدفاتر غير العربية في سياق السجلات المحاسبية، مع الحفاظ على شكل الدفاتر. لا تعني هذه القاعدة أن كل مستند أجنبي، أو كل فاتورة ضريبة قيمة مضافة، يحتاج تلقائياً إلى ترجمة معتمدة؛ فالخدمة والطلب الحاليان والنظام المطبق هي التي تحدد ما يلزم فعلياً. لذلك تحقق من قناة التقديم قبل التكليف، وحافظ على تطابق الأرقام والفترات والعملات وأرقام الفواتير والإحالات والجداول مع الأصل، واحتفظ بالأصل والترجمة وأي صفحة اعتماد وإثبات الرفع والمراسلات.
أكثر المستندات شيوعاً
- القوائم المالية للشركة الأجنبية وإيضاحاتها، عند طلبها ضمن ملف الهيئة.
- الإقرار الزكوي ومرفقاته باللغة العربية في السياق الذي ينطبق فيه الطلب.
- الدفاتر التجارية والسجلات المحاسبية، بما في ذلك بيانات الدفاتر غير العربية التي يطلب لها الدليل ترجمة معتمدة في سياق السجلات.
- مستخرجات النظام المحاسبي وميزان المراجعة أو تقارير دفتر الأستاذ العام.
- المستندات المحاسبية المؤيدة للقيود والتعديلات.
- مواد التسجيل في ضريبة الدخل للمنشأة الأجنبية، بما فيها عقد التأسيس للشركات عندما يطلبه الطلب الحالي.
- فواتير ضريبة القيمة المضافة وإشعارات الدائن أو المدين، فقط عندما يطلب مسار الهيئة أو المراجعة دليلاً عربياً؛ ولا تفترض ترجمة معتمدة لكل فاتورة أجنبية.
- شهادات أو مراسلات بلغة أجنبية تطلبها الهيئة تحديداً في ملف ضريبي أو زكوي.
خطوات تجهيز المستند
تحديد الخدمة والطلب
حدد ما إذا كان الملف يتعلق بالتسجيل في ضريبة الدخل للمنشآت الأجنبية أو التسجيل في الزكاة للمنشآت أو التسجيل في ضريبة القيمة المضافة، وحدد نوع المكلف والفترة والمستند المطلوب.
التحقق من اللغة والترجمة
راجع الطلب الحالي وقناة التقديم لمعرفة ما إذا كان المستند يحتاج إلى العربية أو إلى ترجمة معتمدة؛ لا تفترض قائمة مترجمين أو جهة اعتماد أو تصديقاً إضافياً ما لم تحدده الجهة المستلمة.
تجهيز الأصل والترجمة
احتفظ بنسخة أصلية نظيفة ونسخة عمل، وترجم من أصل واضح، مع الحفاظ على أسماء المنشأة وأرقام التسجيل والرقم الضريبي والتواريخ والعملات والفواصل العشرية والمبالغ السالبة والإحالات.
مطابقة المحتوى المحاسبي
طابق الأرقام والفترات والجداول وأرقام الفواتير بين الترجمة والأصل والدفاتر والإقرار والقوائم المالية، وبيّن أي غموض بدلاً من تصحيحه بصمت.
إكمال مسار التسجيل عند انطباقه
في تسجيل ضريبة الدخل للمنشأة الأجنبية، يبدأ المسار بتسجيل المنشأة لدى وزارة التجارة، ثم استلام بيانات التسجيل، والتسجيل في بوابة الهيئة، واستكمال المتطلبات، وتلقي إشعار إلكتروني عند اكتمال الطلب. وفي تسجيل الزكاة، استكمل تسجيل وزارة التجارة، وسجل عبر بوابة الهيئة، وأكمل نموذج التسجيل وانتظر الإشعار. أما تسجيل ضريبة القيمة المضافة فيبدأ بتسجيل الدخول، ثم الخدمات العامة، ثم التسجيل في ضريبة القيمة المضافة، ثم إكمال النموذج وانتظار الإشعار؛ وتبقى أهلية المسار مرتبطة بالنشاط الاقتصادي الخاضع للضريبة وبشرط حد التسجيل الوارد في صفحة الخدمة.
الرفع وحفظ الإثبات
ارفع المستندات عبر المسار المطلوب، ثم احتفظ بالأصل والترجمة وصفحة الاعتماد إن وجدت وإيصال الرفع والمراسلات معاً. هذا احتياط عملي وليس مدة احتفاظ موحدة للترجمات.
جدول إرشادي
| نوع المستند | الاستخدام الشائع | ملاحظة |
|---|---|---|
| القوائم والإقرارات | تقدم المستندات باللغة العربية في السياق الذي ينطبق فيه طلب الهيئة؛ وتذكر القاعدة للشركة الأجنبية ترجمة معتمدة للإقرار الزكوي ومرفقاته، مثل القوائم المالية. | تحقق من الطلب الحالي ولا تعمم القاعدة على كل ملف أو كل مستند أجنبي. |
| الدفاتر والسجلات | يتناول الدليل الدفاتر التجارية والسجلات المحاسبية، ويشير إلى ترجمة معتمدة لبيانات الدفاتر غير العربية في سياق السجلات المحاسبية مع الحفاظ على شكلها. | طابق الأرقام والفترات والإحالات مع الأصل والدفاتر والإقرار. |
| التسجيل في ضريبة الدخل | قد تشمل مواد تسجيل المنشأة الأجنبية تسجيل وزارة التجارة، وعقد التأسيس للشركات عندما يطلبه الطلب الحالي. | لا يفيد المصدر بأن عقد التأسيس يحتاج دائماً إلى ترجمة معتمدة؛ أكد ذلك في الطلب المباشر. |
| فواتير وسجلات ضريبة القيمة المضافة | تحافظ الترجمة أو المعالجة المطلوبة على حقول الفاتورة ومصطلحاتها وسجلاتها عند طلب دليل عربي. | لا تنشئ مواد ضريبة القيمة المضافة قاعدة ترجمة معتمدة شاملة لكل فاتورة أجنبية. |
| مستندات مؤيدة أو مراسلات | تترجم الشهادات أو المراسلات الأجنبية عندما تطلبها الهيئة تحديداً في ملف ضريبي أو زكوي. | تظل الحاجة إلى الترجمة مرتبطة بالخدمة والطلب والجهة المستلمة. |
الأسئلة الشائعة
هل يجب ترجمة كل مستند أجنبي إلى العربية؟
لا تثبت المواد الرسمية قاعدة شاملة لكل مستند. يتناول دليل المستندات الزكوية المستندات المقدمة للهيئة بالعربية والترجمة المعتمدة في السياق المحدد للشركة الأجنبية؛ تحقق من الطلب الحالي.
ما الأساس الرسمي الأوضح لموضوع الترجمة؟
دليل المستندات الزكوية المنشور من الهيئة، الذي يتناول العربية والترجمة المعتمدة للشركة الأجنبية في سياق الإقرار ومرفقاته.
ما المستند الذي ذكره الدليل مثالاً صريحاً؟
ذكر الإقرار الزكوي ومرفقاته، مثل القوائم المالية.
هل تشمل القاعدة الدفاتر والسجلات المحاسبية؟
يتناول الدليل الدفاتر التجارية والسجلات المحاسبية، ويشير إلى ترجمة معتمدة لبيانات الدفاتر غير العربية في سياق السجلات المحاسبية. لا تحول ذلك إلى قائمة عامة لكل ملف.
هل يكفي أن تكون بوابة الخدمة متاحة بالإنجليزية؟
لا. توفر الخدمة بالعربية والإنجليزية لا يلغي متطلبات لغة المستندات أو الترجمة في الطلب المعني.
هل التسجيل في ضريبة الدخل هو نفسه التسجيل في الزكاة؟
لا. تنشر الهيئة خدمة للتسجيل في ضريبة الدخل للمنشآت الأجنبية وخدمة مستقلة للتسجيل في الزكاة للمنشآت.
هل تخضع كل منشأة أجنبية لضريبة الدخل؟
لا يجوز الجزم بذلك من عنوان الدليل. تذكر صفحة الهيئة حالات محددة، منها ممارسة النشاط في المملكة وغير المقيم ذي الدخل من مصدر في المملكة؛ لذلك يلزم تحليل الحالة.
هل تتطلب كل فاتورة ضريبة قيمة مضافة أجنبية ترجمة معتمدة؟
لا يثبت دليل الفواتير والسجلات هذه القاعدة الشاملة. قد تطلب الهيئة ترجمة مستند في ملف معين، لذلك يجب التحقق من الطلب.
هل حددت الهيئة قائمة بمترجمين معتمدين؟
لم تحدد المواد الرسمية التي تمت مراجعتها قائمة مترجمين أو جهة اعتماد بعينها.
هل يلزم توثيق الترجمة أو تصديقها من السفارة؟
لا تقرر المواد الرسمية التي تمت مراجعتها ذلك كقاعدة عامة. اسأل قناة التقديم أو الجهة المستلمة عن أي تصديق إضافي.
هل توجد رسوم أو مدة موحدة للترجمة؟
لم تنشر المواد المستخدمة رسماً أو مدة موحدة للترجمة؛ لا ينبغي اختراع رقم.
ماذا أفعل إذا اختلفت الأرقام بين الترجمة والإقرار؟
أوقف التقديم، واطلب مطابقة محاسبية مع الأصل والقوائم والإقرار، وسجل أي تصحيح أو تفسير بدلاً من تعديل الرقم بصمت.
هل يجب ترجمة أسماء الشركات وأرقامها؟
حافظ على هوية المنشأة وأرقامها كما تظهر في الأصل والسجلات السعودية، وأضف المقابل العربي عند الحاجة؛ لا تنشئ اسماً قانونياً جديداً بالترجمة.
هل تضمن الترجمة قبول المستند لدى دولة أخرى؟
لا. يركز هذا الدليل على ملف مقدم إلى الهيئة، وقد تتطلب دولة أخرى لغة أو تصديقاً أو نموذجاً مختلفاً.
ما المستندات التي أحتفظ بها بعد الرفع؟
احتفظ بالأصل والترجمة وصفحة الاعتماد إن وجدت وإيصال الرفع والمراسلات. هذا إجراء احتياطي عملي، وليس ادعاءً بمدة احتفاظ موحدة للترجمات.
هذا الدليل للمعلومات العامة ولا يُعد استشارة قانونية أو قنصلية. تحقّق دائمًا من المتطلبات الحالية لدى الجهة المستلمة.