هل يمكن توقيع اتفاقية عدم إفشاء لمشروع ترجمة حساس؟

نعم، يمكن للعميل أن يطلب توقيع اتفاقية عدم إفشاء قبل مشاركة مشروع ترجمة حساس، وخصوصاً عندما تتضمن الملفات خطة تسويقية غير منشورة، أو عرضاً استثمارياً، أو قائمة عملاء، أو مواصفات منتج، أو عقداً قيد التفاوض. الاتفاقية لا تحل محل سياسة السرية أو ضوابط حماية البيانات، لكنها تنظم التزاماً تعاقدياً محدداً بين الأطراف بشأن المعلومات التي سيتلقاها مقدم الخدمة وكيفية استخدامها وحمايتها وإعادتها أو حذفها. يجب أن تكون الاتفاقية متناسبة مع المشروع وواضحة لا عامة بصورة مفرطة. من المفيد أن تحدد المعلومات السرية ووسيطها، والغرض المسموح به وهو تقييم أو تنفيذ الترجمة، والأشخاص المصرح لهم بالاطلاع، ومدة الالتزام، والاستثناءات مثل المعلومات المتاحة علناً أو التي يلزم الإفصاح عنها نظاماً. كما ينبغي توضيح ما إذا كان مكتب الترجمة سيستعين بمترجمين أو مراجعين خارجيين، وكيف ستمتد التزامات السرية إليهم. وإذا احتوى الملف بيانات شخصية، فلا يغني اتفاق عدم الإفشاء عن مراعاة المتطلبات النظامية لحمايتها. قبل التوقيع، تحققي من اسم الطرف الذي سيوقع وصفته النظامية، ولا ترسلي الملف الكامل عبر بريد غير متفق عليه. يمكن في مرحلة طلب العرض إرسال وصف مختصر أو نسخة منقحة تخفي أسماء العملاء والأرقام الحساسة، ثم مشاركة الوثائق الكاملة بعد الاتفاق. اطلبي أيضاً تحديد آلية آمنة للنقل، وعدد النسخ، والاحتفاظ، والإتلاف أو الإرجاع عند انتهاء المشروع. هذه التفاصيل تحوّل السرية من بند إنشائي إلى إجراء قابل للتنفيذ. لا تكتبي في الاتفاقية أن الترجمة ستكون مقبولة لدى جميع الجهات أو أن الاتفاقية تصدق المستندات؛ فذلك خارج وظيفتها. ولأن صياغة الالتزامات والعواقب قد ترتب آثاراً قانونية تختلف حسب الحالة، من الأفضل عرض اتفاقية عدم الإفشاء ذات القيمة العالية أو متعددة الأطراف على مستشار قانوني. بعدها زودي مقدم الخدمة بنطاق العمل واللغات والموعد، واحتفظي بسجل النسخة التي جرى تسليمها.