هل يمكن ترجمة مستند كامل دون إرسال الأصل الورقي؟

يمكن في الغالب ترجمة مستند كامل عن بُعد من نسخة إلكترونية واضحة من دون إرسال الأصل الورقي، ما دام النص والأختام والملاحظات والملاحق ظاهرة، وما لم يطلب مقدم الخدمة أو الجهة المستلمة الاطلاع على الأصل لغرض محدد. هذا مناسب مثلاً عندما يريد العميل ترجمة عقد أو شهادة أو سجل شركة ثم استلام النتيجة إلكترونياً أو ورقياً. غير أن بقاء الأصل مع العميل لا يغيّر متطلبات الجهة التي ستستقبل الترجمة؛ فقد تطلب لاحقاً إظهار الأصل إلى جانب النسخة المترجمة. ابدأ بإرسال ملف PDF كامل أو مسح ضوئي ملون، وليس صوراً منتقاة من صفحات المتن فقط. أرفق الصفحات الخلفية والهوامش والملاحق عند وجود بيانات عليها، واذكر لغة الهدف والغرض والجهة المستلمة. إذا كان المستند تجارياً، فمن المفيد تحديد النسخة المرجعية وتاريخها كي لا تُترجم مسودة قديمة. وإذا كان يحتوي أسماء ملاك أو هويات أو معلومات مالية، اذكر للمكتب إن كانت بعض الصفحات غير لازمة للغرض، لأن تقليل مشاركة البيانات قدر الإمكان ممارسة مسؤولة. مع ذلك، لا تجعل الترجمة بديلاً عن التحقق من أصل الوثيقة. لدى وزارة العدل خدمات إلكترونية للتحقق من بعض الوثائق التي تصدر عنها، ويمكن الرجوع إليها عندما ينطبق نوع المستند. أما تصديق المستند لدى وزارة الخارجية فهو خدمة مستقلة، والأبوستيل مرتبط بتوثيق استخدام الوثائق العامة بين الدول الأطراف وفق المتطلبات ذات الصلة. لا ينجز مكتب الترجمة هذه الخطوات بمجرد استلام صورة، ولا يثبت بصورته صحة الأصل. قبل اعتماد العمل، اطلب تأكيداً بأن النسخة المرسلة قابلة للقراءة، واعرض للمكتب النسخة النهائية لمراجعة الأسماء والأرقام والتواريخ. ثم اسأل الجهة المستلمة مباشرة: هل تريد PDF؟ هل تريد نسخة ورقية مختومة؟ وهل يلزم تقديم الأصل أو تصديقه؟ الصياغة الحذرة هنا مهمة لأن قبول الوثائق يختلف باختلاف الجهة ونوع المعاملة. بهذه الخطوات تستطيع إنجاز ترجمة معتمدة أونلاين بكفاءة مع الاحتفاظ بالأصل في حوزتك إلى حين الحاجة إليه.