هل يمكن ترجمة مذكرات الدعوى والمرفقات القانونية بسرية؟

يمكن ترجمة مذكرات الدعوى والمرفقات القانونية بسرية إذا نُظمت الخدمة بضوابط واضحة قبل تبادل الملفات. السرية لا تعني وعداً شفهياً عاماً فقط؛ بل تشمل تقليل الأشخاص الذين يصلون إلى المستندات، وتحديد غرض المعالجة، واستخدام قناة إرسال مناسبة، وضبط النسخ والمراجعة والحذف بعد انتهاء العمل. ويزداد الاحتياط عندما تتضمن المذكرة بيانات شخصية، أو مراسلات داخلية، أو معلومات مالية، أو استراتيجية التقاضي. قبل إرسال ملف القضية، اتفق مع مقدم الترجمة على نطاق العمل، والأشخاص المصرح لهم، وموعد التسليم، وما إذا كانت المراجعة ستتم داخل فريق محدود. اطلب التزاماً مكتوباً بالسرية عند ملاءمة طبيعة القضية، وبيّن إن كان يمنع الاستعانة بطرف خارجي من دون موافقة. أرسل الملفات عبر وسيلة آمنة، وتجنب مشاركة رابط مفتوح أو نسخة في مجموعة مراسلة عامة. ومن الحكمة تسمية الملفات برمز القضية أو رقم داخلي بدلاً من عنوان يكشف تفاصيل حساسة، متى أمكن. ينبغي أن يقتصر المحتوى المرسل على ما يحتاجه المترجم. إذا لم تكن صفحة من ملف الموارد البشرية أو صورة الهوية لازمة لفهم المذكرة، فاسأل المحامي عما إذا كان يمكن حجب البيانات غير المرتبطة. لكن لا تحذف صفحات أو معلومات تؤثر في معنى دليل سيقدم للمحكمة من دون توجيه قانوني؛ فالاختصار غير المدروس قد يضر بسياق الملف. ويجب المحافظة على تطابق الأسماء والتواريخ والأرقام وعلى ترقيم المرفقات، حتى مع العمل ضمن وصول مقيد. في السعودية، يضع نظام حماية البيانات الشخصية التزاماً على جهة التحكم باتخاذ إجراءات تنظيمية وإدارية وتقنية للمحافظة على البيانات الشخصية، ويلزم من يباشر معالجة البيانات بالمحافظة على أسرارها حتى بعد انتهاء علاقته. هذه القواعد لا تحول مكتب الترجمة تلقائياً إلى محامٍ أو تجعل كل مستند مشمولاً بسرية مهنية قضائية، لكنها تؤكد أهمية السؤال عن الممارسات الفعلية لا الشعارات. عند انتهاء المشروع، اتفق على طريقة التسليم النهائية، واطلب تأكيداً لسياسة الاحتفاظ أو الحذف بحسب الاتفاق والمتطلبات النظامية. وللقضايا الحساسة، نسّق بين المحامي وفريق الترجمة حول بروتوكول الملفات.