هل يجب أن يحدد المكتب السعر والمدة قبل بدء العمل؟

من الممارسة المهنية السليمة أن يحدد مكتب الترجمة النطاق والسعر والمدة كتابة قبل بدء العمل، وخصوصاً في المستندات الرسمية أو الحساسة. لا يعني ذلك أن كل ملف يحتاج عقداً مطولاً، ولا أنه قاعدة قبول حكومية موحدة، لكنه يضع مرجعاً واضحاً لما اتفق عليه الطرفان ويقلل الخلاف إذا تغيرت الملفات أو الموعد أو طريقة التسليم. ويكون الاتفاق أكثر فائدة عندما يكون العميل بحاجة إلى ترجمة معتمدة أو قانونية أو طبية ضمن موعد تقديم محدد. يجب أن يصف النطاق الملفات والصفحات أو الكلمات التي فُحصت، واللغة الأصلية واللغة المطلوبة، وأي جداول أو أختام أو ملاحق، والغرض والجهة المستلمة إن كانت معروفة. كما ينبغي أن يحدد نوع الناتج: ملف PDF، نسخة ورقية، أو صيغة أخرى تطلبها الجهة. لا ينبغي أن يفترض العميل أن السعر يتضمن تصديقاً للأصل أو أبوستيل أو إجراءً لدى جهة خارجية؛ فالترجمة، وتصديق المستند، وترخيص المنشأة، ووثيقة المترجم المعتمد مفاهيم منفصلة. أما الموعد، فاطلبي تاريخاً ووقتاً محددين، ووضحي ما إذا كان يشمل المراجعة النهائية والتسليم الإلكتروني أو الورقي. إذا كان الملف ناقصاً أو تغيرت النسخة بعد التسعير أو أضيفت صفحات، فمن الطبيعي أن يعاد تقييم الجزء المتغير قبل تنفيذه. المهم أن يذكر المكتب هذا الاحتمال والطريقة التي سيعدل بها السعر أو المدة، بدلاً من تركه لتفاهم شفهي لاحق. احتفظي بالعرض المقبول والنسخة التي بُني عليها، واطلبي وسيلة تواصل مخصصة للاستفسارات والتعديلات. تحققي كذلك من متطلبات الجهة المستلمة قبل اعتماد الصيغة، لأن قبول الترجمة لا يصدر من السعر أو المدة بل من استيفاء الوثيقة لشروط الجهة. الاتفاق المكتوب الجيد لا يضمن القبول العام، لكنه يبين المسؤولية ويساعد على تسليم ترجمة دقيقة في وقت يمكن التخطيط له.