هل تقبل صورة واضحة من المستند لبدء الترجمة؟

تصلح الصورة الواضحة من المستند غالباً لبدء التقييم وطلب عرض سعر، وقد تصلح لتنفيذ الترجمة إذا كانت جميع البيانات قابلة للقراءة ولا توجد متطلبات خاصة للاطلاع على الأصل. لكن قبول الصورة ليس حكماً على صحة الوثيقة ولا ضماناً لقبول الترجمة لدى الجهة النهائية. المترجم يعمل على النص الظاهر له؛ فإذا كانت خانة أو علامة أو ختم غير مقروءة، فالأدق أن يطلب نسخة أفضل أو الأصل للمقارنة بدلاً من تخمين المحتوى. لتحويل صورة الهاتف إلى ملف مناسب، ضع الوثيقة على سطح مستوٍ في إضاءة متوازنة، وصوّرها من الأعلى من دون ظل اليد أو انعكاس الضوء. أظهر الحواف الأربع، وصوّر كل صفحة ووجهها الخلفي عند وجود كتابة أو ختم عليه. تجنب الفلاتر والتعديلات التي تغير لون الختم أو تحذف ظلالاً قد تكون جزءاً من المستند. ثم اجمع الصفحات بالترتيب في PDF أو سمِّ الصور بترقيم واضح. عند الإرسال عبر واتساب، أرسلها كملف عند الإمكان كي تقل احتمالية ضغط الصور وفقدان تفاصيل دقيقة. ينبغي أن يوضح العميل للمكتب الغرض من الملف والجهة المستلمة. فقد تكون الصورة كافية للترجمة الأولية، بينما تطلب الجهة لاحقاً إحضار الأصل مع النسخة المترجمة أو نسخة ورقية مختومة. ولا يُفهم من ذلك أن المكتب يوثق أصل الشهادة أو يصدقها؛ الترجمة خدمة لغوية، أما التصديق والتوثيق والأبوستيل فلها مسارات مستقلة. تتيح وزارة العدل خدمات للتحقق من بعض وثائقها، وهي طريقة رسمية مختلفة تماماً عن تصوير الورقة وإرسالها. لأن الصور الشخصية والهويات قد تحتوي بيانات تعريفية، قلّل مشاركة الصفحات غير المطلوبة، وتأكد من هوية المستلم داخل المكتب، واسأل عن حفظ الملف وحذفه بعد انتهاء الخدمة. يعرّف نظام حماية البيانات الشخصية المعلومات التي تعرّف بالفرد كبيانات شخصية، لذلك تعد إدارة النسخة المرسلة جزءاً من التعامل المسؤول. قبل البدء، اطلب من المكتب تأكيد أن الدقة كافية، ولا تعتمد على صورة يبدو نصها واضحاً على شاشة الهاتف فقط.