هل تتوفر اتفاقيات سرية وعقود خدمة للشركات؟

يمكن للشركات أن تطلب اتفاقية سرية وعقد خدمة عند إسناد مشروع ترجمة، ويستحسن أن تعكس الوثيقتان طبيعة الملفات ومخاطرها بدلاً من الاكتفاء بنموذج عام. فاتفاقية السرية تضبط استخدام المعلومات غير المنشورة ومن يطلع عليها، بينما يحدد عقد الخدمة نطاق الترجمة والمخرجات والجدول وآلية المراجعة والتسعير والمسؤوليات. لا تعد أي منهما بديلاً عن التحقق من متطلبات الجهة المستلمة أو عن التصديق أو الأبوستيل عند الحاجة؛ فهذه إجراءات مختلفة عن التعاقد مع مقدم الخدمة. في الملفات التي تضم بيانات شخصية، يفيد تحديد دور كل طرف بدقة وفق واقع المعالجة. فالنظام السعودي لحماية البيانات الشخصية يلزم المتحكم باختيار معالج يقدم الضمانات اللازمة لحماية البيانات ومتابعة التزامه، ويلزم اتخاذ تدابير تنظيمية وإدارية وتقنية لحمايتها. لذلك ينبغي مناقشة نوع البيانات، والغرض من إرسالها، ومن يحق له الوصول إليها، وطريقة النقل والتخزين، وفترة الاحتفاظ، وكيفية الإتلاف أو الإرجاع بعد اكتمال المشروع. وقد تختلف الالتزامات بحسب العلاقة الفعلية بين الطرفين، لذا يفحصها المختص القانوني لدى الشركة. ومن البنود العملية في اتفاقية السرية: تعريف المعلومات السرية والاستثناءات النظامية، قصر استخدامها على تنفيذ المشروع، تقييد الوصول على العاملين المحتاجين إليه، تنظيم الاستعانة بمتعاقدين فرعيين، وإلزام الإبلاغ عن حادث ذي صلة. أما عقد الخدمة فيحدد اللغات، وحجم المشروع، والإصدارات المعتمدة، ومستوى المراجعة، وأوقات الرد، وصيغ التسليم، ومسار التصعيد، وملكية المخرجات بعد السداد إذا اتفق الطرفان على ذلك. لا توقع الشركة اتفاقاً مفترضاً أنه كافٍ لكل الحالات؛ فالتقارير الطبية أو وثائق الموارد البشرية أو العطاءات قد تستحق ضوابط أشد وفق الحاجة الفعلية. اطلب من شركة الترجمة كشف إجراءاتها العملية، ثم راجع المسودة مع المستشار القانوني والخصوصية قبل مشاركة أي ملف حساس.