ما المعلومات التي يجب إرسالها للمكتب قبل ترجمة مستندات السفارة؟

قبل ترجمة مستندات السفارة، أرسل للمكتب تفاصيل الوجهة بقدر أهمية إرسال الملفات نفسها. اذكر اسم الدولة والسفارة أو القنصلية أو مركز التأشيرات الذي سيتلقى الطلب، ونوع التأشيرة، ولغة الترجمة المطلوبة كما وردت في التعليمات الرسمية، وتاريخ الموعد أو آخر موعد للرفع. يفيد ذلك في منع افتراض أن الإنجليزية مقبولة دائماً أو أن متطلبات تأشيرة شنغن متطابقة بين الدول؛ فالاتحاد الأوروبي يوضح أن الطلب يقدم لقنصلية دولة المقصد الرئيسية وأن القنصلية قد تطلب وثائق إضافية. أرفق رابط قائمة المتطلبات الرسمية أو لقطة شاشة للبند المتعلق بالترجمة، وحدد ما إذا كانت الجهة تطلب ترجمة كاملة، أو إقراراً من المترجم، أو إرفاق الأصل والترجمة معاً. ثم أرسل نسخة PDF كاملة وواضحة من كل مستند، بما يشمل الوجهين والهوامش والأختام والجداول. اكتب مقابل كل ملف الغرض منه: إثبات عمل، دخل، علاقة أسرية، دراسة، دعوة، أو نشاط تجاري. هذه المعلومة تساعد في فهم المصطلحات، لكنها لا تبرر إضافة أي معلومة غير واردة في الأصل. زوّد المكتب بتهجئة الاسم بالإنجليزية كما تظهر في الجواز، وأرقام الجوازات عند ورودها في المستند، وأسماء الشركات أو الجامعات الرسمية، وأي تهجئة معتمدة سابقة إن كانت مرتبطة بالطلب. وفي ملف يضم أكثر من شخص، بين صلة كل وثيقة بصاحبها. راجع كذلك المطلوب عملياً: هل تحتاج نسخة إلكترونية فقط، وهل ستقدمها عبر منصة أو في موعد حضوري، وهل توجد حاجة لاحقة لتصديق أو أبوستيل. هذه إجراءات مستقلة؛ التصديق خدمة من وزارة الخارجية السعودية، والأبوستيل ليس ترجمة. وأخيراً، اطلب عرض سعر ووقت تسليم مبنيين على الملف الكامل، واتفق على وسيلة آمنة لنقل البيانات، ولا ترسل صوراً مقصوصة أو كلمات مرور في قناة غير محمية. بعد الاستلام، طابق النسخة المترجمة مع الجوازات والأصول قبل تقديم التأشيرات. التعليمات الرسمية للجهة المستلمة هي الحكم النهائي إذا تعارضت مع أي ممارسة سابقة.