كيف تتم ترجمة السجل الأكاديمي وكشف الدرجات؟

تتم ترجمة السجل الأكاديمي وكشف الدرجات بقراءة الوثيقة كاملة قبل البدء، ثم نقل بياناتها بنداً ببند مع الحفاظ على بنيتها التعليمية. لا يكفي ترجمة اسم الطالب واسم الجامعة فقط؛ فالسجل يضم عادة الفصول الدراسية، أسماء المقررات، الساعات المعتمدة، الدرجات، التقدير، المعدل التراكمي، الملاحظات والأختام. ولهذا تحتاج ترجمة شهادات معتمدة إلى مراجعة دقيقة للصفحات كافة، خصوصاً إذا كان السجل مكملاً لشهادة جامعية مقدمة لجامعة أو جهة مهنية. في الترجمة الجيدة تبقى الأرقام والدرجات كما وردت في الأصل، ولا يحول المترجم الدرجة من نظام إلى آخر من تلقاء نفسه. فالنسبة المئوية، أو الرموز الحرفية، أو الساعات المعتمدة، أو المعدل من خمسة أو أربعة هي معلومات صادرة عن الجامعة. يمكن ترجمة رؤوس الأعمدة وشرح الاختصار عندما يظهر تفسيره في الوثيقة، أما معادلة المعدل أو تقييم المستوى الأكاديمي فهما خدمتان مختلفتان قد تطلبهما الجهة المستلمة من مقيم مؤهلات أو من الجامعة نفسها. ينبغي أيضاً تثبيت الاسم وفق الجواز، ونسخ رقم الطالب ورقم السجل وتواريخ الفصول إن كانت ظاهرة، وإظهار أي ختم أو توقيع بوصفه موجوداً من دون الادعاء بقراءة ما هو غير واضح. وتفيد متطلبات الهيئة السعودية للتخصصات الصحية كمثال على أهمية التفاصيل: فهي تذكر السجل الأكاديمي بوصفه وثيقة تبين تفاصيل البرنامج ومدته والتدريب العملي أو الامتياز لبعض المؤهلات. لذلك قد تكون صفحة الملاحظات أو التدريب ذات أثر ولا ينبغي إسقاطها. عملياً، أرسل ملف PDF كامل الدقة بدلاً من صور متفرقة، وحدد اللغة المطلوبة والجهة المقدَّم إليها. اطلب مراجعة أولية للعدد الحقيقي للصفحات، ثم راجع بعد الإنجاز أسماء المقررات والأرقام والمعدل مقابل الأصل. وإذا كانت شهادة ثانوية ضمن الملف، فتعامل معها كسجل مستقل ولا تدمج درجاتها بدرجات الدراسة الجامعية. الترجمة المعتمدة تنقل المستند، لكنها لا تصدر كشف الدرجات ولا تعدل محتواه الأصلي.