كيف أحافظ على تنسيق العقد الأصلي في النسخة المترجمة؟

يبدأ الحفاظ على تنسيق العقد الأصلي بطلب ملف قابل للتحرير مع الاحتفاظ بالأصل المرجعي. لا يقتصر التنسيق على شكل الصفحة؛ فهو يشمل ترتيب المواد، العناوين، الترقيم، التعريفات، الجداول، الملاحق، الحواشي، حقول التوقيع، وأماكن الأختام. عندما تتطابق هذه العناصر بين النسختين، يصبح من السهل على العميل والمستشار القانوني والجهة المستلمة مقارنة النص العربي بالنسخة الإنجليزية بنداً ببند. ينبغي على مكتب ترجمة قانونية إنشاء نسخة عمل تحافظ على ترقيم المصدر كما هو، حتى إذا اختلف طول النص الإنجليزي عن العربي. تُترجم عناوين المواد والملحقات بصورة متسقة، وتبقى أرقامها وإحالاتها كما في الأصل. وعند وجود جدول، يجب نقل صفوفه وأعمدته وعناوينه وقيمه بعناية، لا نسخ النص في فقرة تفقده بنيته. أما الخانات الفارغة والتوقيعات والأختام والملاحظات المكتوبة بخط اليد، فتُبيَّن كما تظهر أو يشار إلى عدم وضوحها؛ ولا يجوز ملؤها أو تخمين محتواها. تساعد الخطوات العملية على خفض الأخطاء: تسمية الملفات بإصدار واضح، تثبيت الخطوط والهوامش قبل التسليم النهائي، ومنع التعديل اليدوي غير المنضبط بعد بدء المراجعة. بعد الترجمة، يجري تدقيق للمقابلة البصرية: هل بقيت كل مادة موجودة؟ هل تشير المادة إلى الملحق الصحيح؟ هل انتقلت أرقام الصفحات والجداول والأرقام المالية كاملة؟ ثم تُراجع النسخة PDF النهائية، لأن التحويل قد يحرك الأسطر أو يخفي جزءاً من جدول أو يقطع رقماً في تذييل الصفحة. إذا تطلبت العقود والاتفاقيات نسخة ثنائية اللغة في ملف واحد، يمكن ترتيب النصين في أعمدة أو تسلسل متقابل، بشرط اعتماد الأطراف لهذا الشكل والتأكد من سهولة القراءة. ولا ينبغي أن يوحي التنسيق المتطابق بأن النسختين لهما حجية متساوية أو أن إحداهما النسخة الحاكمة؛ هذه مسألة يجب أن ينص عليها العقد أو يقررها المستشار القانوني. قبل الإخراج النهائي، يحدد العميل هل يحتاج Word للمراجعة أو PDF للطباعة أو كليهما، ويراجع أسماء الأطراف والتوقيعات والملاحق. فتنظيم الملف يخدم قابلية التتبع ويقلل أخطاء العرض، لكنه لا يعوض عن المراجعة القانونية أو متطلبات التصديق والتوثيق لدى الجهة المستلمة.